Elektroniczna księgowość a KSeF 

Koniec z gubieniem faktur w mailach, drukowaniem stert dokumentów i przepisywaniem danych do systemu księgowego. Od teraz wszystkie faktury będą wystawiane i przechowywane w jednym miejscu – Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla jednych to rewolucja, dla innych wyzwanie, ale jedno jest pewne: zmiany dotkną każdego przedsiębiorcy. 

KSeF to element cyfryzacji polskiej księgowości, który zmieni sposób wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur. Zamiast PDF-ów i papierowych dokumentów pojawią się faktury ustrukturyzowane, które trafią bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Dzięki temu znikną problemy z zagubionymi dokumentami czy opóźnieniami w księgowaniu. 

Ale wraz z korzyściami pojawią się też wyzwania – firmy będą musiały dostosować swoje oprogramowanie, zmienić procedury obiegu dokumentów i przeszkolić pracowników. Dla wielu przedsiębiorców to krok w nieznane, który budzi pytania i obawy. 

• czym dokładnie jest KSeF i jak działa, 
• jakie daje korzyści i jakie rodzi trudności, 
• jak przygotować firmę i biuro rachunkowe na nadchodzące zmiany.

Czym jest KSeF? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, której głównym zadaniem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiona w systemie będzie miała jednolity format (XML), a jej oryginał zostanie automatycznie zapisany i przechowywany w centralnej bazie danych MF. 

Najważniejsze założenia KSeF: 

• faktury nie będą już przesyłane mailem czy w formie papierowej – zamiast tego trafią bezpośrednio do systemu, 
• każda faktura otrzyma indywidualny numer identyfikacyjny, 
• przedsiębiorcy oraz ich biura rachunkowe będą mogli pobierać faktury bezpośrednio z systemu, 
• wszystkie dokumenty zostaną zarchiwizowane w KSeF przez okres 10 lat.

Czytaj więcej na gov.pl 

Podstawa prawna 

System został wprowadzony ustawą o VAT i jest częścią unijnego planu cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Polska, podobnie jak inne kraje UE, wdraża obowiązek stosowania e-faktur, by zwiększyć kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi i ograniczyć oszustwa podatkowe.

Harmonogram wdrożenia 

KSeF działa już od 2022 roku w wersji dobrowolnej, natomiast jego stosowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce w wyznaczonym przez rząd terminie. Oznacza to, że firmy, które dotychczas korzystały z tradycyjnych faktur papierowych czy PDF, będą musiały dostosować się do nowych zasad. 

W praktyce KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale i ogromna zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm oraz biur rachunkowych. 

Jak działa KSeF w praktyce? 

Na pierwszy rzut oka KSeF może brzmieć skomplikowanie, ale w praktyce jego obsługa sprowadza się do kilku prostych kroków. System ma za zadanie ujednolicić sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. 

Jak wygląda proces wystawienia faktury w KSeF? 

1. Wystawia się faktury w programie handlowym a księguje w programie księgowym.

2. System nadaje fakturze numer identyfikacyjny – to oznacza, że dokument staje się „oficjalnym” oryginałem. 

3. Faktura trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów i od razu jest dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. 

4. Biuro może pobrać dokument z KSEF-u albo z systemu handlowego jeśli będzie do tego upoważnione przez klienta. 

Co to oznacza dla przedsiębiorcy? 

• faktura nie musi być już wysyłana mailem czy drukowana – odbiorca pobierze ją samodzielnie z KSeF, 
• nie ma ryzyka, że dokument zaginie albo trafi do spamu, 
• urząd skarbowy otrzymuje fakturę natychmiast, co eliminuje możliwość fałszerstw czy „kreatywnej” księgowości. 

Obieg dokumentów i archiwizacja 

Każda faktura wystawiona w KSeF jest przechowywana w systemie przez 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o archiwizację dokumentów papierowych czy backupy elektroniczne – wszystko znajduje się w bezpiecznej bazie MF. 

W skrócie: wystawiasz fakturę → KSeF ją rejestruje → odbiorca i urząd mają do niej natychmiastowy dostęp. 

Elektroniczna księgowość a KSeF

Wielu przedsiębiorców myśli: „Przecież już mam elektroniczną księgowość, więc KSeF nic nie zmieni”. To tylko częściowo prawda. Trzeba bowiem rozróżnić dotychczasową księgowość elektroniczną (skany, PDF-y, maile, OCR w programach) od nowego standardu faktur ustrukturyzowanych w KSeF. 

Tradycyjna księgowość elektroniczna 

• faktury trafiają mailem jako PDF lub w wersji papierowej, 
• księgowy ręcznie wprowadza dane do programu albo korzysta z OCR,
• dokumenty archiwizuje firma lub biuro rachunkowe (na serwerach, w chmurze, w segregatorach). 

KSeF – nowy standard 

• każda faktura ma jednolity format XML, 
• dokument trafia bezpośrednio do centralnego systemu MF, a nie mailem,
•  księgowy może pobrać faktury z systemu KSEF na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa, 
• archiwizacja przez 10 lat jest zapewniona w KSeF, bez konieczności dodatkowych działań. 

Co to oznacza w praktyce? 

• Integracja – programy księgowe muszą zostać dostosowane do KSeF, dlatego warto upewnić się, że oprogramowanie, z którego korzysta firma, jest kompatybilne.
• Zmiana obiegu dokumentów w firmie – zamiast wysyłać fakturę mailem, przedsiębiorca wystawia ją w systemie i to KSeF zajmuje się resztą. 

KSeF to kolejny krok po elektronicznych JPK – tym razem jednak dotyczy całego procesu fakturowania, a nie tylko raportowania. 

Zalety korzystania z KSeF 

Choć wielu przedsiębiorców obawia się wprowadzenia KSeF, warto spojrzeć na system przez pryzmat korzyści. W dłuższej perspektywie elektroniczne fakturowanie ma uprościć życie firmom i biurom rachunkowym. 

Najważniejsze zalety KSeF: 

• Automatyczne przekazywanie faktur do urzędu skarbowego 

Nie musisz się martwić, czy dokument dotrze do US – trafia tam natychmiast w momencie rejestracji w systemie. 

• Skrócony zwrot VAT 

Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT (czas skrócony z 60 do 40 dni).

• Eliminacja duplikatów i pomyłek 

Każda faktura ma unikalny numer w systemie, więc nie ma ryzyka wystawienia kilku identycznych dokumentów czy zagubienia faktury. 

• Bezpieczeństwo i archiwizacja 

Zniknie konieczność przechowywania papierowych faktur wystawionych w KSeF, zrobi to za nas Ministerstwo Finansów.

• Łatwiejsza kontrola dokumentów 

Nastąpi łatwiejszy dostęp do faktur krajowych, również podczas podróży służbowej z zapewnionym dostępem do internetu.

• Większa przejrzystość finansów 

 Osoby sprawujące kontrolę nad finansami będą miały łatwiejszy dostęp do otrzymanych faktur za towary, materiały i usługi.

W efekcie KSeF pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć ryzyko błędów i uprościć formalności podatkowe. 

Wyzwania i trudności dla przedsiębiorców 

Choć KSeF niesie ze sobą wiele korzyści, to wdrożenie nowego systemu wiąże się też z wyzwaniami. Dla wielu firm oznacza to konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i procesów. 

Najczęstsze trudności: 

• Dostosowanie oprogramowania księgowego 

Nie wszystkie programy są jeszcze w pełni zintegrowane z KSeF. Przedsiębiorcy muszą sprawdzić, czy używane narzędzia mają odpowiednie aktualizacje i integracje. 

• Nowe procedury w obiegu dokumentów 

Faktury nie będą już przesyłane mailem czy w formie papierowej. Firmy muszą opracować, kto i jak wystawia faktury w systemie oraz kto odpowiada za ich odbiór.

• Szkolenie pracowników 

Należy stworzyć i wdrożyć jasne procedury działania w zakresie wystawiania faktur, ich przesyłania i akceptowania faktur zakupowych.

• Potencjalne problemy techniczne 

Jak każdy system IT, także KSeF może mieć awarie lub przerwy w działaniu. W takich sytuacjach przedsiębiorcy muszą znać procedury awaryjne. 

• Niepewność i opór przed zmianą 

Wiele osób przyzwyczaiło się do faktur papierowych czy PDF i obawia się nowego rozwiązania. Zmiana mentalności bywa jednym z najtrudniejszych etapów wdrożenia. 

Dla przedsiębiorców największym wyzwaniem będzie nie samo korzystanie z systemu, lecz przygotowanie się do niego – od strony technicznej, organizacyjnej i mentalnej. 

Jak przygotować firmę na KSeF?

Wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF to nie kwestia „czy”, ale „kiedy”. Dlatego warto już teraz podjąć działania, które sprawią, że przejście na nowy system przebiegnie sprawnie i bez stresu. 

1. Sprawdź oprogramowanie księgowe 

Upewnij się, że program, z którego korzystasz, jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie – skontaktuj się z dostawcą albo rozważ zmianę systemu na taki, który obsługuje faktury ustrukturyzowane. 

2. Zaktualizuj procedury w firmie 

Określ, kto będzie wystawiał faktury w KSeF, a kto będzie odpowiadał za ich odbiór i księgowanie. Jasny podział obowiązków zminimalizuje ryzyko błędów. 

3. Przeszkol pracowników 

Należy stworzyć i wdrożyć jasne procedury działania w zakresie wystawiania faktur, ich przesyłania i akceptowania faktur zakupowych.

4. Skonsultuj się z biurem rachunkowym 

 Ustal ze swoim biurem rachunkowym kto będzie pierwszym administratorem systemu KSeF i kto będzie zarządzał dalej uprawnieniami w przypadku dodawania nowych użytkowników do systemu i usuwaniu użytkowników tracących te uprawnienia.

Im szybciej zaczniesz przygotowania, tym spokojniej wejdziesz w nowy system i unikniesz chaosu w pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF. 

KSeF a codzienna praca biura rachunkowego 

Wdrożenie KSeF to zmiana, która w równym stopniu dotyczy przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. To właśnie księgowi będą na co dzień korzystać z systemu, a ich rola stanie się jeszcze ważniejsza w utrzymaniu płynności rozliczeń. 

Korzyści dla klientów biura rachunkowego 

• księgowi nie będą już pytać o brakujące faktury bo będą w KSeF,
• jak będzie potrzeba złożyć reklamację na niedziałający sprzęt firmowy to będzie działo się to szybciej, klient sam sobie poszuka fakturę i przekaże dostawcy reklamację,
• oszczędność na podatkach ponieważ nie będzie już zgubionych faktur czyli nadpłaconych podatków,
• nie trzeba będzie utrzymywać pomieszczeń i szaf do archiwizacji faktur krajowych

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że rola biura rachunkowego staje się jeszcze bardziej partnerska – księgowy nie tylko rozlicza dokumenty, ale także prowadzi firmę krok po kroku przez proces cyfryzacji. 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF 

1. Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli prowadzę małą firmę na ryczałcie? Tak. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy czy formy opodatkowania. 

2. Czy faktury w PDF lub papierowe nadal będą ważne? 

Po wprowadzeniu obowiązku KSeF jedyną „oficjalną” formą faktury będzie faktura ustrukturyzowana w systemie. Dokumenty w PDF lub na papierze mogą być nadal stosowane jako kopia dla klienta, ale nie będą miały mocy prawnej jako oryginał. 

3. Jak długo faktury będą przechowywane w KSeF? 

Ministerstwo Finansów zapewnia archiwizację przez 10 lat.

4. Co zrobić w przypadku awarii systemu KSeF? 

W razie niedostępności systemu przewidziano tryb awaryjny. Faktury wystawione w tym czasie muszą zostać wprowadzone do KSeF po przywróceniu jego działania. 

5. Czy klienci zagraniczni też muszą korzystać z KSeF? 

Faktury wystawiane dla podmiotów z innych krajów będą wystawiane z KSeF i będą miały specjalny kod kreskowy zapewniających integralność i autentyczność faktury. Na tym obszarem Ministerstwo Finansów jeszcze pracuje.

Podsumowanie 

Krajowy System e-Faktur to nie tylko kolejny obowiązek podatkowy, ale przede wszystkim krok w stronę pełnej cyfryzacji księgowości w Polsce. Dzięki KSeF przedsiębiorcy zyskają większe bezpieczeństwo, przejrzystość i automatyzację procesów, a biura rachunkowe będą mogły skupić się na realnym doradztwie zamiast na żmudnym wprowadzaniu danych. 

Wdrożenie nowego systemu wymaga jednak przygotowania – od aktualizacji oprogramowania, przez szkolenia, po zmianę procedur w firmie. Im szybciej podejmiesz działania, tym łatwiej przejdziesz przez ten proces i unikniesz chaosu, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. 

Jeśli chcesz, aby Twoja firma była gotowa na KSeF, a proces wdrożenia przebiegł bezpiecznie i profesjonalnie – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci dostosować się do nowych przepisów, przeprowadzimy przez cały proces krok po kroku i zadbamy o to, by księgowość działała sprawnie w nowym, cyfrowym systemie.